Welke fouten maken beheerders van speeltoestellen het vaakst zonder het te merken?

De meeste beheerders van speeltoestellen doen het goed. Er wordt gekeken, gerepareerd en bijgehouden, met de beste bedoelingen en vaak in eigen tijd. Toch sluipen er patronen in die pas opvallen als er iets misgaat of als er iemand langskomt die vragen stelt. Hieronder staan zeven fouten die telkens terugkomen, met de correctie die er tegenover hoort.

Fout 1: alleen de externe keuring belandt in het dossier

Het keuringsrapport van de vakman komt netjes in de map. De rondes die u er zelf tussendoor loopt, worden nergens vastgelegd, want dat voelt niet als iets officieels.

Daardoor ontstaat het beeld dat er één keer per jaar naar een toestel gekeken wordt, terwijl er in werkelijkheid twintig keer iemand langs is gelopen. Wie later moet aantonen dat er structureel aandacht was, heeft niets in handen tussen twee rapporten in.

De correctie: leg ook uw eigen ronde vast, met de datum, de naam van degene die liep en de opmerking dat er niets bijzonders was. Een lege ronde is ook een bevinding. Wat u tijdens zo'n ronde bekijkt, staat in de checklist voor de visuele ronde langs uw toestellen.

Fout 2: een bevinding zonder naam en zonder einddatum

In het logboek staat: "kettingschommel, schakel versleten, moet vervangen". Er staat niet bij wie het oppakt en wanneer het klaar moet zijn. Twee maanden later hangt de schommel er nog, en niemand voelde zich verantwoordelijk omdat niemand genoemd werd.

Dit is de fout met de grootste gevolgen. Een geconstateerd gebrek dat maandenlang open blijft staan, is bij een controle of een claim vervelender dan een gebrek dat u nog niet had opgemerkt: u wist het en u deed niets zichtbaars.

De correctie: elke bevinding krijgt drie dingen mee: een persoon, een datum waarop het af moet zijn en een sluiting waarin staat wie het herstel heeft gezien. Zonder die drie is het geen taak maar een wens.

Fout 3: meldingen die in de groepsapp blijven hangen

Een ouder appt een foto van een losse plank naar de vrijwilligersgroep. Iemand reageert met een duim, iemand anders draait de bout aan, en daar blijft het bij. In het logboek staat niets, en over een half jaar weet niemand meer of die plank ooit is nagekeken.

Een groepsapp is een prima meldkanaal en een slecht archief. Berichten schuiven weg, mensen verlaten de groep en foto's verdwijnen bij het wisselen van een telefoon.

De correctie: gebruik de app om te melden en spreek af dat iemand elke melding dezelfde week overzet naar het dossier van het toestel. Eén persoon bewaakt dat, anders schuift het door naar iedereen en dus naar niemand.

Fout 4: de ondergrond wordt niet meegenomen

Er wordt naar het toestel gekeken en niet naar wat eronder ligt. Toch is de valdempende laag een wezenlijk onderdeel van de veiligheid van dat toestel. Houtsnippers slinken, zand wordt uit de valruimte geschopt, gras verdicht en onder een schommel ontstaat een kuil.

De veiligheidseisen voor speeltoestellen zijn uitgewerkt in de normenreeks NEN-EN 1176, en daarin is de dempende werking van de ondergrond onlosmakelijk verbonden met de valhoogte van het toestel. Een klimtoestel dat zelf in perfecte staat is, kan door een uitgesleten valruimte alsnog een probleem zijn.

De correctie: maak de ondergrond een vast punt in uw ronde en noteer wat u aanvult. Schrijf de hoeveelheid op, niet alleen de handeling, zodat u over een jaar ziet welke plek structureel te weinig materiaal houdt.

Fout 5: een afgesloten toestel dat afgesloten blijft

Er wordt lint gespannen of een schommelzitje wordt over de balk geslagen. Verstandig, want daarmee is het toestel meteen uit gebruik. Alleen: er staat nergens waarom, sinds wanneer en wie het besluit nam. Het lint hangt er in juli nog steeds en waait dan half weg.

Een half afgesloten toestel is gevaarlijker dan een toestel dat gewoon openstaat, want het geeft een signaal dat kinderen niet lezen en ouders wel. Bovendien mist u het bewijs dat u meteen heeft gehandeld.

De correctie: leg de afsluiting vast als een gebeurtenis in het logboek, met reden, datum en naam, en zet er een hersteltermijn bij. Sluit de aantekening pas als het toestel weer is vrijgegeven, met de naam van degene die dat heeft beoordeeld.

Fout 6: kleine aanpassingen die niemand opschrijft

Een handige vrijwilliger vervangt een verrotte plank door een stuk hout uit de schuur. Een touw wordt korter geknoopt omdat het te ver doorhing. Een leverancier vervangt tijdens een servicebeurt een onderdeel door een ander type.

Stuk voor stuk goedbedoeld, en stuk voor stuk een wijziging aan een toestel dat ooit als geheel is goedgekeurd. Zonder aantekening weet niemand later dat het toestel niet meer is zoals de fabrikant het leverde, en een keurder ontdekt het pas als het opvalt.

De correctie: noteer elke ingreep aan het toestel zelf, hoe klein ook, met een foto erbij. Vraag bij twijfel de fabrikant of de leverancier of het onderdeel geschikt is. Dat kost een telefoontje en scheelt een discussie.

Fout 7: het dossier verdwijnt bij een wisseling

De penningmeester die alle facturen bewaarde, stopt ermee. De conciërge die precies wist welke bout waar zat, gaat met pensioen. De campingeigenaar verkoopt het bedrijf. Wat er in hoofden en in privémailboxen zat, gaat mee de deur uit.

Bij verenigingen speelt dit het sterkst, want daar wisselt het bestuur volgens de statuten. Sinds 1 juli 2021 geldt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, die onder meer de aansprakelijkheid van bestuurders en een regeling voor belet en ontstentenis vastlegt. Een nieuw bestuur dat geen dossier aantreft, begint met een achterstand die het zelf niet heeft veroorzaakt.

De correctie: zorg dat het dossier van de organisatie is en niet van een persoon. Eén plek waar alles staat, toegang voor meer dan één bestuurder, en een overdrachtsmoment waarop u samen door de toestellenlijst loopt. Hoe dat in de praktijk uitpakt, laat het geschetste voorbeeld van een speeltuinvereniging die overstapt zien.

Wat deze zeven fouten met elkaar gemeen hebben

Geen van deze fouten komt voort uit onwil. Ze ontstaan doordat informatie op de verkeerde plek terechtkomt: in een hoofd, in een app, op een briefje, in een privémailbox. Het werk is gedaan, maar het is niet terug te vinden en dus niet aan te tonen.

Dat is precies waar het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen op aanslaat. Het besluit verlangt van u als beheerder een logboek met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen, en de NVWA houdt daar toezicht op. De juridische kant daarvan staat in het overzicht van wat het Warenwetbesluit van een beheerder vraagt.

Een korte zelftest

Loop deze zes vragen af en tel hoe vaak u eerlijk ja kunt zeggen.

• Kunt u binnen een minuut het laatste keuringsrapport van één specifiek toestel tonen?
• Staat bij elke openstaande bevinding een naam en een einddatum?
• Is er van de afgelopen drie maanden minstens één eigen ronde vastgelegd?
• Weet u van elk toestel welke valdemping eronder ligt en wanneer die is aangevuld?
• Zijn de aanpassingen die vrijwilligers zelf hebben gedaan ergens genoteerd?
• Kan een tweede persoon vandaag bij het volledige dossier, ook als u er niet bent?

Vier keer ja of minder is geen ramp, maar wel een signaal dat uw beheer op geheugen draait in plaats van op vastlegging. Dat gaat jarenlang goed en precies één keer mis.

Beginnen bij de fout die u het snelst herstelt

Probeer niet alle zeven punten tegelijk op te lossen. Kies de fout die u het meest herkent en zet daar een vaste afspraak tegenover. Meestal is dat fout 2, want openstaande bevindingen zonder eigenaar veroorzaken de rest: reparaties die blijven liggen, afsluitingen die blijven hangen, meldingen die verdampen.

Spreek af dat u over een maand terugkijkt of de afspraak stand hield. Houdt die stand, dan pakt u de volgende. De gedachte achter deze aanpak, en waarom hij op vastleggen en niet op controle is gebouwd, leest u op de pagina over de maker van deze kennisbank.

Conclusie: niet harder werken, wel anders vastleggen

De zeven fouten hierboven kosten geen van alle extra inspanning om te voorkomen. Ze vragen alleen dat wat u toch al doet, op één plek terechtkomt: bij het toestel waar het over gaat, met een datum en een naam erbij. Het logboek per speeltoestel van Speeltoestelcheck dwingt die volgorde af, van melding naar taak naar herstel naar vrijgave, zodat een bevinding niet meer stilletjes kan blijven staan.

Herkent u drie of meer van deze fouten op uw eigen terrein? Schrijf via het contactformulier welke situatie u het meest dwarszit. U hoort binnen twee werkdagen welke aanpassing bij u het snelste effect heeft, met een demo op basis van uw eigen toestellen.