Wanneer bent u echt voorbereid op een onaangekondigde controle van de NVWA?

Een inspecteur van de NVWA belt zelden vooraf. Hij staat op een dinsdagochtend bij het hek terwijl u met heel andere dingen bezig bent. Voorbereid zijn betekent daarom niet dat u iets klaarlegt, maar dat uw dossier op elk willekeurig moment al klopt. In zeven stappen brengt u het zover.

Waarom voorbereiden iets anders is dan opruimen

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit ziet toe op de naleving van het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. Een bezoek kan volgen op een melding van een ouder, op een ongeval of gewoon op een ronde langs locaties in een gemeente. Een aankondiging vooraf hoort daar niet bij.

Dat betekent dat een middag opruimen vlak voor een controle niet werkt. Wat er telt, is of uw logboek de afgelopen twee jaar consequent is bijgehouden, en dat maakt u achteraf niet meer waar. De stappen hieronder zijn dan ook bedoeld om één keer uit te voeren en daarna jaarlijks te herhalen.

Stap 1: maak een sluitende lijst van uw toestellen

Alles begint bij de vraag wat u eigenlijk beheert. Loop het terrein af en noteer elk toestel dat aan kinderen ter beschikking staat, ook de dingen waar u nooit aan denkt: het duikelrek achter de heg, de wipkip bij de ingang, het klimnet dat bij een verbouwing is blijven staan.

Neem in die lijst per toestel het nummer op, de exacte plek op het terrein en de vraag wie de eigenaar is. Toestellen die van de gemeente zijn maar op uw terrein staan, of andersom, veroorzaken bij een controle de meeste verwarring. Zet die afspraak zwart op wit voordat iemand ernaar vraagt.

Stap 2: hang elk document aan het juiste toestel

De tweede stap kost de meeste tijd en levert het meeste op. Verzamel alle keuringsrapporten, werkbonnen, facturen, garantiebewijzen en foto's die u kunt vinden, en koppel ze aan het toestel waar ze over gaan.

Zoek daarbij op drie plekken die vrijwel altijd wat opleveren: de mailbox van degene die de opdrachten geeft, de administratie van de penningmeester of de boekhouder, en de telefoons van de mensen die reparaties uitvoeren. Wat u niet terugvindt, laat u leeg met een korte aantekening waarom. De opbouw van zo'n dossier per toestel staat uitgewerkt in de gids over een compleet logboek per speeltoestel.

Stap 3: werk de openstaande gebreken weg

Pak nu elk keuringsrapport erbij en loop de gebrekenlijsten na. Per gebrek beantwoordt u één vraag: is dit hersteld, en waar staat dat?

Dit is het punt waar een controle vaak op vastloopt. Een inspecteur die in een rapport uit het vorige seizoen een gebrek ziet staan waar niets meer over te vinden is, stelt onvermijdelijk de vervolgvraag. Een gebrek dat u bewust laat staan omdat het risico beperkt is, is verdedigbaar, maar dan moet die afweging wel ergens opgeschreven staan, met de naam van degene die hem maakte.

Wat u doet met een gebrek dat u niet direct kunt oplossen

Onderdelen hebben levertijd en budget is niet altijd meteen beschikbaar. Leg in dat geval drie dingen vast: welke tijdelijke maatregel u heeft genomen, wanneer het definitieve herstel gepland staat en wie dat bewaakt. Is het risico te groot, dan sluit u het toestel af en noteert u dat als gebeurtenis.

Stap 4: geef uw eigen rondes evenveel gewicht

Tussen twee keuringen door loopt u zelf over het terrein. Die rondes zijn het bewijs dat u het hele jaar door oplet, maar alleen als ze zijn vastgelegd. Noteer per ronde de datum, wie liep, welke toestellen zijn bekeken en wat er is opgevallen.

Een ronde zonder bijzonderheden legt u net zo goed vast. Een reeks korte aantekeningen door het jaar heen zegt meer over uw beheer dan één dik rapport. Waar u onderweg naar kijkt, vindt u in de checklist voor de visuele ronde langs speeltoestellen.

Stap 5: zorg dat één toestel binnen een minuut open ligt

Een inspecteur vraagt zelden om alles. Hij wijst één toestel aan en wil daarvan het verhaal zien. Test uzelf daarom op precies die handeling: kies willekeurig een toestel en probeer binnen een minuut te tonen wat er in de tabel hieronder staat.

Wat gevraagd wordt	Wat u laat zien
Om welk toestel gaat het	Het dossier met nummer, fabrikant, type en plaatsingsjaar
Wanneer is het beoordeeld	Het laatste keuringsrapport plus de eigen rondes daarna
Wat is er gevonden	De gebrekenlijst met de status per punt
Wat is ermee gedaan	De reparatie, de werkbon of factuur en de foto na afloop
Wie heeft het vrijgegeven	De aantekening met datum en naam waarmee de taak sloot
Is er ooit iets gebeurd	De ongevalregistratie en wat u daarna heeft aangepast

Lukt dat niet binnen een minuut, dan is er geen sprake van nalatigheid maar van een vindprobleem. Dat is oplosbaar, en de afweging tussen de mogelijke oplossingen leest u in de vergelijking tussen een papieren ordner en een digitaal logboek.

Stap 6: regel de toegang en de vervanging

Een controle valt zelden samen met de agenda van de persoon die alles weet. Zorg daarom dat minstens twee mensen bij het dossier kunnen en dat allebei weten waar de sleutels van de opslag liggen.

Spreek ook af wie de inspecteur ontvangt als de vaste beheerder er niet is. Die persoon hoeft niet alles uit het hoofd te weten. Hij moet het dossier kunnen openen, eerlijk kunnen zeggen wat hij niet weet en kunnen toezeggen dat de rest binnen een afgesproken termijn wordt nagestuurd.

Stap 7: maak er een jaarlijkse gewoonte van

Zet één vast moment per jaar in de agenda waarop u de zes vorige stappen naloopt. Het beste moment is vlak na de externe keuring, want dan liggen de rapporten er toch al.

Controleer bij die gelegenheid ook of uw toestellenlijst nog klopt. Toestellen verdwijnen, er komt iets bij, een terrein wordt heringericht. Een lijst die niet meeverandert, is binnen twee jaar onbruikbaar geworden.

Wat u tijdens het bezoek zelf doet

De houding tijdens een controle bepaalt een groot deel van de sfeer. Een paar praktische punten:

• Loop mee over het terrein en laat de inspecteur zelf aanwijzen wat hij wil zien.
• Zeg het als u iets niet weet en zoek het ter plekke op in plaats van te gokken.
• Maak zelf aantekeningen van wat er wordt opgemerkt, ook bij mondelinge opmerkingen.
• Vraag om verduidelijking als een bevinding u niet duidelijk is, en noteer het antwoord letterlijk.
• Zet na afloop de bevindingen als taken in uw logboek, met naam en einddatum.

Die laatste stap wordt het vaakst vergeten. Een bezoek levert bijna altijd punten op, en de manier waarop u die verwerkt, is bij een volgend contact het eerste waar naar gekeken wordt.

Als er meer toezicht op uw locatie zit

Bij kinderopvang inspecteert de GGD namens de gemeente op grond van de Wet kinderopvang, en uw locatie staat in het Landelijk Register Kinderopvang. Houders moeten een actueel veiligheids- en gezondheidsbeleid hebben dat bij de medewerkers bekend is. De buitenruimte hoort daarbij, dus uw logboek per toestel is precies de onderbouwing die u dan nodig heeft.

Werkt u met personeel, dan let de Nederlandse Arbeidsinspectie op de arbeidsomstandigheden. Staan er elektrische arbeidsmiddelen op uw terrein, denk aan verlichting of gereedschap in de werkschuur, dan is NEN 3140 de norm die de periodieke inspectie daarvan beschrijft. Houd die keuringen apart van het speeltoestellendossier, maar wel volgens hetzelfde principe: datum, uitvoerder, bevinding.

Let op wat u niet vastlegt

Bij een ongeval registreert u het toestel en de omstandigheden, niet het kind. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de Algemene verordening gegevensbescherming, en die horen niet in een toestellendossier. Een feitelijke beschrijving van wat er met het toestel aan de hand was, is wat de inspecteur nodig heeft.

Diezelfde terughoudendheid geldt voor foto's. Fotografeer het toestel en de situatie, niet de betrokkenen. Wie erachter zit en waarom deze grens zo strikt getrokken wordt, leest u op de auteurspagina van Speeltoestelcheck.

Conclusie: voorbereid zijn is een toestand, geen actie

U bent klaar voor een controle op het moment dat u niets meer hoeft te doen om er klaar voor te zijn. Dat punt bereikt u door elk document aan het juiste toestel te hangen, elke bevinding een naam en een datum te geven en elke ronde vast te leggen, ook de rondes zonder bijzonderheden. Het logboek per speeltoestel van Speeltoestelcheck houdt die volgorde vast, zodat de vraag van een inspecteur een kwestie van openslaan wordt.

Wilt u weten hoe uw terrein er nu voor staat? Beschrijf via het contactformulier hoeveel toestellen u beheert en wanneer ze voor het laatst zijn beoordeeld. U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, met een demo waarin uw eigen toestellen als voorbeeld dienen.